Düzenleyeceğiniz etkinliğin başarısı için elden gelen yapılsa da dünden bugüne hızla değişen koşullar, farklılaşan tercihler ve beğensek de beğenmesek de etkinlik dünyasındaki moda anlayışı işi zora sokuyor. Bunu aşmak için pek çok yöntem önerilse de “simplicity is the seal of the truth” anlayışı* ile sadeliğin ön plana taşındığı 5C reçetesi çok işe yarayacak…Hakan TürkkuşuEtkinlik yönetimi, sosyal bilimlerde, iletişim temelli disiplinler içinde, özellikle de reklam ve halkla ilişkiler ile karşılaştırıldığında “en genç” olanı. Görece yeni olmasına karşın hem “en hızlı büyüyen” olma özelliğini de taşıyor, hem de markaların her geçen yıl daha büyük bütçe ayırması sebebi ile yıldızı parlıyor.
Gerçekten de toplantılardan seyahatlere, konaklamadan gösterilere uzanan geniş MICE yelpazesinde en karamsar tahminlerde bile 2019 seviyesinin yakalanacağı, biraz daha iyimser olan yaklaşımlarda ise bu seviyenin aşılacağı öngörülüyor. Dünya genelinde artan enflasyon sebebi ile bu alanlardaki ciroların ne pahasına olursa olsun büyüyeceği görüşü kadar maliyetlerin düşürüleceği ve daha gerçekçi bir düzene yönelmenin söz konusu olacağı görüşü de hâkim. Kaliteden ödün vermeden maliyetlerin düşürülmesi herkesin kulağına iyi geliyor ancak artan fiyatlar da Demokles’in Kılıcı gibi her markanın tepesinde en büyük tehdidi oluşturuyor.
Hal böyle olunca MICE endüstrisinin her alanda çözümler üretmesi, maliyetleri kontrol etmesi ve ileri dönüp gerçekçi planlar yapabilmesi şart oluyor. Bu konularda uygulaması zor reçeteler, karmaşık yöntemler yavaş yavaş bir kenara itiliyor. Yerlerini de daha yalın, kolay uygulanabilir, sonuç odaklı alternatif yaklaşımlar öne çıkıyor. Bunlar arasında 5C en çok dikkat çeken, 2023’e de bu alandaki profesyonellerin işlerini kolaylaştırdığı ölçüde damgasını vurmaya aday.
Peki nedir bu 5C denilen reçete?
5C kısaltması da tıpkı diğer kısaltmalarda olduğu gibi bu alandaki kritik kavramları bir araya getiriyor ve yenilikçi bir çözüm önermesi olarak sunuyor. Kavram kolaylıkla tahmin edileceği üzere “c” harfi ile başlayan “beş” sözcükten oluşuyor.
Nedir bu “c” harfi ile başlayan “beş” kavram?
İlki “concept”, tercümeye gerek yok “konsept” hepimizin bildiği ve kullandığı bir kavram.
İkincisi “coordination”, bu da Türkçe’ye yerleşmiş, “koordinasyon” olarak sıklıkla kullanılan bir başka kavram.
Üçüncü kavram da yine Türkçe’de anlamı gayet açık olan bir başka sözcük; “control” yani “kontrol”.
Dördüncüsü ise “culmination”, Türkçe’deki karşılığı “doruk noktası”, başka bir ifade ile etkinliğin kreşendo’su.
Beşinci ve sonuncu kavram da “closeout”, yani etkinliğin kapanışı için yapılması gereken “bitiş” işlemleri.
Kavramların hepsi bildik, en azından tanıdık olduğuna sıra geldi bu 5C’nin bize nasıl faydası dokunacağına…
Konsept, 5N1K yollaması mı?
Bir anlamda evet! Etkinliğinizi kavramsallaştırdığınızda, gelişeceği çerçeveyi yaratmak için analitik düşünmek şart, bunun için de göz önünde bulundurulması gerekenler bir tür 5N1K:
Etkinliğinizi “neden” düzenliyorsunuz sorusuna “kimler” katılacak, “ne zaman” olacak, “nerede” gerçekleştirilecek ve “ne” yapılacak sorularını sistemetik olarak yanıtladığınızda çatı oluşuyor, “nasıl” sorusu ile de konsept belirleniyor. Bu soru fark yaratmanın anahtarını da saklıyor, özgün bir etkin tasarımına da kapı aralıyor.
Burada sıralanan noktaları ya da soruları titizlikle ele alın, yanıtlar akla ilk gelenler olmasın, gerçek hedefi belirlemek için de zaman ayırın. Hedefinize nasıl ulaşacağınız, nasıl bir yol izleyeceğiniz, etkileşimi nasıl başaracağınız türünden sorular hep dönüp dolaşıp “nasıl” sorusuna verilecek yanıtların önemini ortaya koyuyor.
Bütün bu soruların bir yap-boz’un parçaları olduğunu da göz önünde bulundurmakta yarar var. Yanıtların daha rasyonel olanlarla değiştirilebileceğini aklınızda tutun. İlk anda benimsenen yanıt en doğru olmayabilir. Yanıtı ortaya koyduktan sonra yanına alternatifleri de ekleyin, ki doğrular arasından daha doğrular, daha doğrular arasından da en doğru ile konsept tamamlansın.
Koordinasyon, planlama ile başlıyorsa…
Konseptiniz hazır olduğunda, planlama evresine geçilir. Bu, sürecin en uzun kısımlarından biridir, çünkü ele alınması gereken pek çok detayı barındırır.
Temayı belirledikten sonra kalem kalem bir bütçe hazırlanması gerekir. “Olsa olsa şu kadar” ya da “tutsun tutsun bu kadar” yaklaşımları belki deneyimi yansıtmaktadır ama unutmayalım ki pandemi sonrasında her şey kökten değişti ve 2019’un fiyatları tarih oldu!
Bir yol haritası hazırlamak işinizi çok kolaylaştıracaktır. Hangi aşamaya hangisinden sonra geçeceğiniz, hangi noktadan önce geçilmesi gereken noktaların neler olduğunu bilmek sayısız avantaj sağlayacaktır. Bu aşamada koşullara göre sorulara verilen yanıtlarda değişikliklere gitme fırsatı da bulunmaktadır. Mekan seçiminde mönüye varıncaya kadar çok daha rasyonel kararlar almak mümkündür. Gösteri ve eğlence kalemlerinde de bütçenizi bu aşamada revize edebilirsiniz. Etkinliğiniz için “daha iyi için daha az iyi olandan vazgeçmek” yaklaşımı da bu aşamada devreye girer, sadece “iyi” kavramının yerini daha “ekonomik” olan alır.
Kullanılacak gösteri teknolojileri ve ekipmanları ile lojistik çözümlerin de inceden inceye ele alınması gerekir. Bazen daha “ucuz” olduğu sanılan bir hizmet ve ekipman, ilk anda göz ardı edilen işletme giderleri yüzünden “çok pahalı” olabilir. Bu konuda; jeneratör seçimi konusundaki makalem bir örnektir, okumanızı öneririm.**
Risklerin değerlendirilmesi, kriz yönetimi için hazırlık, acil durum planları özel birikim ve deneyim gerekirse de üstesinden gelinmeyecek konular değildir. Yater ki hazır olun ve çözümleri için kafa yorun.
Bu çalışmaları tamamladığınızda konuya sisin kadar vakit ayırmamış hatta etkinliği bilmeyen başka kişileri de katacağınız bir simülasyon yapmakta yarar vardır. Etkinliğe katılacakların nasıl hareket edecekleri sizin düşündüğünüz gibi olmayabilir, bunu diğer kişilerden öğreneceksiniz. Eğlence hayal ettiğiniz gibi olmayabilir, simülasyona katılanlar bu konudaki fikirleri ile siz yol gösterecektir. Bu ve bunun gibi onlarca konuda bir tür prova niyetine yapılacak simülasyonlar son rötuşları yapmanızı sağlayacaktır.
Kontrol korunmalı, kaybedilmemeli.
Burada “kontrol manyağı” olmak önerilmiyor elbette ama kontrolü de elde tutmak önemli. İşlerin planlandığı gibi yürüyüp yürümediği, hazırlıkların amaca uygun olup olmadığının denetimi titizlikle ele alınması gereken konuların başında geliyor. Çok iyi bir konseptin kontrol eksikliği sebebi ile bir anda tüm emekleri silip süpürmesi riskini göze almak istemez hiç kimse. Bu sebeple ölçülü bir kontrol, her aşamanın planlanana uygunluğunu gözden geçirmek başarılı bir etkinlik için ödenecek küçük bir bedel, kısa bir zaman dilimidir.
Kontrol, tedarikçi olsun ziyaretçi olsun her kesim ile düzgün ve zamanında iletişim kurma konusunda da en büyük yardımcınız olacaktır.
Doruk noktası, etkinliğin meyvesi…
Bir etkinlik yöneticisi olarak etkinliği planladığınızda yapacaklarınızın bitmediğini hatta yeni başladığını bilecek kadar deneyimliyseniz, gözünüzü kulağınızı dört açmanız gereken evreye sıra geldiğinin de farkındasınızdır.
Hazırlanan çizelgeler, zaman akış planları, iş bölümü dokümanları, gösteri sahnesi, sahne arkası işleri ve daha nicesi sizin istim üzerinde olmanızı gerektirir. Bir etkinliği yönetmen bir teknenin dümeninde olmak, bir aracın direksiyonuna geçmekten daha zor ve çok daha karmaşıktır. Etkinlik kendi başına davranan bir canlı halini alır bu aşamada. Buradaki mesele, binicisi olarak sizin bir atın üzerinde olmanın tadını mı çıkardığınız yoksa kontrolden çıkmış ve azmış bir canavarı zapt etme gayretiniz midir?
Etkinlik başladığında hala koşturan, bir şeyleri yetiştirmeye çalışan etkinlik yöneticileri de vardır. Bunlardan biri olmayın! Gerçek bir profesyonel olarak elinizdeki zamanı ve çok öncesinde yaptığınız planı uygulayın. Bir kahve keyfi yaşayacak zamanı kendinize ayırmaya bakın…
İşin zirvesi, sizin de zirvede olduğunuz andır. Bütün çabaların konsolide edildiği zamandır.
Etkinlik, kağıt işleri tamamlanmadan bitmez!
Etkinlik sona erdikten sonra da yapılması gereken pek çok iş vardır. Planlama; doğan etkinlik, raporların hazırlanması ve tüm idari işlerin tamamlanması ile sona erer. Kullanılan mekanın boşaltılması ve gerekiyorsa restorasyonu, geri bildirimlerin derlenmesi ve değerlendirilmesi, çalışanların performans analizleri, bütçe kalemlerinin belgeye dayalı kesinleştirilmesi, ROO ve ROI verilerinin derlenmesi tamamlanması gereken kağıt işlerinin başında gelmektedir.
Özetle başarılı bir etkinliğin reçetesi C+C+C+C+C başka bir deyişle 5C’dir…(*) Sadelik hakikatin-doğruluğun-kusursuzluğun güvencesidir. (**) https://eventnews.online/2022/09/01/festivallere-gereken-enerji-hesapli-olsun-diye-ezber-bozmali/
Gerçekten de toplantılardan seyahatlere, konaklamadan gösterilere uzanan geniş MICE yelpazesinde en karamsar tahminlerde bile 2019 seviyesinin yakalanacağı, biraz daha iyimser olan yaklaşımlarda ise bu seviyenin aşılacağı öngörülüyor. Dünya genelinde artan enflasyon sebebi ile bu alanlardaki ciroların ne pahasına olursa olsun büyüyeceği görüşü kadar maliyetlerin düşürüleceği ve daha gerçekçi bir düzene yönelmenin söz konusu olacağı görüşü de hâkim. Kaliteden ödün vermeden maliyetlerin düşürülmesi herkesin kulağına iyi geliyor ancak artan fiyatlar da Demokles’in Kılıcı gibi her markanın tepesinde en büyük tehdidi oluşturuyor.
Hal böyle olunca MICE endüstrisinin her alanda çözümler üretmesi, maliyetleri kontrol etmesi ve ileri dönüp gerçekçi planlar yapabilmesi şart oluyor. Bu konularda uygulaması zor reçeteler, karmaşık yöntemler yavaş yavaş bir kenara itiliyor. Yerlerini de daha yalın, kolay uygulanabilir, sonuç odaklı alternatif yaklaşımlar öne çıkıyor. Bunlar arasında 5C en çok dikkat çeken, 2023’e de bu alandaki profesyonellerin işlerini kolaylaştırdığı ölçüde damgasını vurmaya aday.
Peki nedir bu 5C denilen reçete?
5C kısaltması da tıpkı diğer kısaltmalarda olduğu gibi bu alandaki kritik kavramları bir araya getiriyor ve yenilikçi bir çözüm önermesi olarak sunuyor. Kavram kolaylıkla tahmin edileceği üzere “c” harfi ile başlayan “beş” sözcükten oluşuyor.
Nedir bu “c” harfi ile başlayan “beş” kavram?
İlki “concept”, tercümeye gerek yok “konsept” hepimizin bildiği ve kullandığı bir kavram.
İkincisi “coordination”, bu da Türkçe’ye yerleşmiş, “koordinasyon” olarak sıklıkla kullanılan bir başka kavram.
Üçüncü kavram da yine Türkçe’de anlamı gayet açık olan bir başka sözcük; “control” yani “kontrol”.
Dördüncüsü ise “culmination”, Türkçe’deki karşılığı “doruk noktası”, başka bir ifade ile etkinliğin kreşendo’su.
Beşinci ve sonuncu kavram da “closeout”, yani etkinliğin kapanışı için yapılması gereken “bitiş” işlemleri.
Kavramların hepsi bildik, en azından tanıdık olduğuna sıra geldi bu 5C’nin bize nasıl faydası dokunacağına…
Konsept, 5N1K yollaması mı?
Bir anlamda evet! Etkinliğinizi kavramsallaştırdığınızda, gelişeceği çerçeveyi yaratmak için analitik düşünmek şart, bunun için de göz önünde bulundurulması gerekenler bir tür 5N1K:
Etkinliğinizi “neden” düzenliyorsunuz sorusuna “kimler” katılacak, “ne zaman” olacak, “nerede” gerçekleştirilecek ve “ne” yapılacak sorularını sistemetik olarak yanıtladığınızda çatı oluşuyor, “nasıl” sorusu ile de konsept belirleniyor. Bu soru fark yaratmanın anahtarını da saklıyor, özgün bir etkin tasarımına da kapı aralıyor.
Burada sıralanan noktaları ya da soruları titizlikle ele alın, yanıtlar akla ilk gelenler olmasın, gerçek hedefi belirlemek için de zaman ayırın. Hedefinize nasıl ulaşacağınız, nasıl bir yol izleyeceğiniz, etkileşimi nasıl başaracağınız türünden sorular hep dönüp dolaşıp “nasıl” sorusuna verilecek yanıtların önemini ortaya koyuyor.
Bütün bu soruların bir yap-boz’un parçaları olduğunu da göz önünde bulundurmakta yarar var. Yanıtların daha rasyonel olanlarla değiştirilebileceğini aklınızda tutun. İlk anda benimsenen yanıt en doğru olmayabilir. Yanıtı ortaya koyduktan sonra yanına alternatifleri de ekleyin, ki doğrular arasından daha doğrular, daha doğrular arasından da en doğru ile konsept tamamlansın.
Koordinasyon, planlama ile başlıyorsa…
Konseptiniz hazır olduğunda, planlama evresine geçilir. Bu, sürecin en uzun kısımlarından biridir, çünkü ele alınması gereken pek çok detayı barındırır.
Temayı belirledikten sonra kalem kalem bir bütçe hazırlanması gerekir. “Olsa olsa şu kadar” ya da “tutsun tutsun bu kadar” yaklaşımları belki deneyimi yansıtmaktadır ama unutmayalım ki pandemi sonrasında her şey kökten değişti ve 2019’un fiyatları tarih oldu!
Bir yol haritası hazırlamak işinizi çok kolaylaştıracaktır. Hangi aşamaya hangisinden sonra geçeceğiniz, hangi noktadan önce geçilmesi gereken noktaların neler olduğunu bilmek sayısız avantaj sağlayacaktır. Bu aşamada koşullara göre sorulara verilen yanıtlarda değişikliklere gitme fırsatı da bulunmaktadır. Mekan seçiminde mönüye varıncaya kadar çok daha rasyonel kararlar almak mümkündür. Gösteri ve eğlence kalemlerinde de bütçenizi bu aşamada revize edebilirsiniz. Etkinliğiniz için “daha iyi için daha az iyi olandan vazgeçmek” yaklaşımı da bu aşamada devreye girer, sadece “iyi” kavramının yerini daha “ekonomik” olan alır.
Kullanılacak gösteri teknolojileri ve ekipmanları ile lojistik çözümlerin de inceden inceye ele alınması gerekir. Bazen daha “ucuz” olduğu sanılan bir hizmet ve ekipman, ilk anda göz ardı edilen işletme giderleri yüzünden “çok pahalı” olabilir. Bu konuda; jeneratör seçimi konusundaki makalem bir örnektir, okumanızı öneririm.**
Risklerin değerlendirilmesi, kriz yönetimi için hazırlık, acil durum planları özel birikim ve deneyim gerekirse de üstesinden gelinmeyecek konular değildir. Yater ki hazır olun ve çözümleri için kafa yorun.
Bu çalışmaları tamamladığınızda konuya sisin kadar vakit ayırmamış hatta etkinliği bilmeyen başka kişileri de katacağınız bir simülasyon yapmakta yarar vardır. Etkinliğe katılacakların nasıl hareket edecekleri sizin düşündüğünüz gibi olmayabilir, bunu diğer kişilerden öğreneceksiniz. Eğlence hayal ettiğiniz gibi olmayabilir, simülasyona katılanlar bu konudaki fikirleri ile siz yol gösterecektir. Bu ve bunun gibi onlarca konuda bir tür prova niyetine yapılacak simülasyonlar son rötuşları yapmanızı sağlayacaktır.
Kontrol korunmalı, kaybedilmemeli.
Burada “kontrol manyağı” olmak önerilmiyor elbette ama kontrolü de elde tutmak önemli. İşlerin planlandığı gibi yürüyüp yürümediği, hazırlıkların amaca uygun olup olmadığının denetimi titizlikle ele alınması gereken konuların başında geliyor. Çok iyi bir konseptin kontrol eksikliği sebebi ile bir anda tüm emekleri silip süpürmesi riskini göze almak istemez hiç kimse. Bu sebeple ölçülü bir kontrol, her aşamanın planlanana uygunluğunu gözden geçirmek başarılı bir etkinlik için ödenecek küçük bir bedel, kısa bir zaman dilimidir.
Kontrol, tedarikçi olsun ziyaretçi olsun her kesim ile düzgün ve zamanında iletişim kurma konusunda da en büyük yardımcınız olacaktır.
Doruk noktası, etkinliğin meyvesi…
Bir etkinlik yöneticisi olarak etkinliği planladığınızda yapacaklarınızın bitmediğini hatta yeni başladığını bilecek kadar deneyimliyseniz, gözünüzü kulağınızı dört açmanız gereken evreye sıra geldiğinin de farkındasınızdır.
Hazırlanan çizelgeler, zaman akış planları, iş bölümü dokümanları, gösteri sahnesi, sahne arkası işleri ve daha nicesi sizin istim üzerinde olmanızı gerektirir. Bir etkinliği yönetmen bir teknenin dümeninde olmak, bir aracın direksiyonuna geçmekten daha zor ve çok daha karmaşıktır. Etkinlik kendi başına davranan bir canlı halini alır bu aşamada. Buradaki mesele, binicisi olarak sizin bir atın üzerinde olmanın tadını mı çıkardığınız yoksa kontrolden çıkmış ve azmış bir canavarı zapt etme gayretiniz midir?
Etkinlik başladığında hala koşturan, bir şeyleri yetiştirmeye çalışan etkinlik yöneticileri de vardır. Bunlardan biri olmayın! Gerçek bir profesyonel olarak elinizdeki zamanı ve çok öncesinde yaptığınız planı uygulayın. Bir kahve keyfi yaşayacak zamanı kendinize ayırmaya bakın…
İşin zirvesi, sizin de zirvede olduğunuz andır. Bütün çabaların konsolide edildiği zamandır.
Etkinlik, kağıt işleri tamamlanmadan bitmez!
Etkinlik sona erdikten sonra da yapılması gereken pek çok iş vardır. Planlama; doğan etkinlik, raporların hazırlanması ve tüm idari işlerin tamamlanması ile sona erer. Kullanılan mekanın boşaltılması ve gerekiyorsa restorasyonu, geri bildirimlerin derlenmesi ve değerlendirilmesi, çalışanların performans analizleri, bütçe kalemlerinin belgeye dayalı kesinleştirilmesi, ROO ve ROI verilerinin derlenmesi tamamlanması gereken kağıt işlerinin başında gelmektedir.
Özetle başarılı bir etkinliğin reçetesi C+C+C+C+C başka bir deyişle 5C’dir…(*) Sadelik hakikatin-doğruluğun-kusursuzluğun güvencesidir. (**) https://eventnews.online/2022/09/01/festivallere-gereken-enerji-hesapli-olsun-diye-ezber-bozmali/
