Sevgili dostlar merhabalar. Aralık ayı köşe yazımı etkinliklerin görünmez kahramanları olan, etkinlik sektörü emekçileri adına kaleme almak istedim. Etkinlik sektörüne dışarıdan bakıldığında, ışıl ışıl sahneler, heyecan dolu alanlar, birbirinden şık tasarımlar ve unutulmaz deneyim alanlarıyla dolu bir dünya görünür. Ancak perde arkasında yatan gerçekler, işin ne kadar emek yoğun bir süreç olduğunu gözler önüne serer. Bu sektörün belki de en büyüleyici yanı, görünmez kahramanların emeğiyle yaratılan kusursuz bir düzenin sahneye yansıması ve hayata geçirilmesidir.
Bir etkinlik görücüye çıktığında, aslında uzun ve yorucu bir yolculuk tamamlanmış olur. Fikir aşamasından başlayan, her detayın titizlikle planlandığı süreçler, sahne kurulumları, teknik hazırlıklar ve etkinlik sonrası raporlama süreçleriyle devam eden bu döngü, emek yoğun iş gücünün mükemmel örneklerini içinde barındırır.
Kurumsal bir etkinliğin planlanması ve hayata geçirilmesi, bir sahne tasarımı ya da bir konserin mükemmel bir ses kalitesine sahip olması için arka planda çalışan onlarca kişinin eş güdümlü bir şekilde hareket etmesini gerektirir. Bir etkinlikte başarı, planlama sürecinde gösterilen titizliğe bağlıdır. Ekiplerin uyum içinde çalışması için, her bir adımın en ince ayrıntısına kadar düşünülmesi gerekir. Örneğin, bir kurumsal etkinliğin ya da büyük bir festivalin farklı alanlarının tasarımı, üretimi, koordinasyonu, ekipmanların zamanında getirilmesi ve kurulumların eş zamanlı yapılması son derece önemliyken, diğer yandan ise etkinlik sektörü, yalnızca zihinsel olmakla kalmaz, aynı zamanda ciddi bir fiziksel emek gerektirir. Büyük sahne ekipmanlarının taşınması, etkinlik stantlarının montajları, branding alanlarının titizlikle ortaya çıkarılması ve bu süreçlerde ekip üyelerinin saatlerce ayakta çalışması, işin fiziksel yönünü gözler önüne serer.
Ses, ışık ve görsel hazırlıkların kusursuz bir şekilde hayata geçirilmesi için teknik ekiplerin deneyimi ve dikkati oldukça önemlidir. Etkinlik sırasında ortaya çıkabilecek olan bir teknik sorunun, katılımcı deneyimini nasıl olumsuz etkileyebileceğini etkinlik sektöründe görev alan herkes bilir. Bu nedenle, teknik ekiplerin bilgi ve becerisi, etkinliklerin başarısında hayati bir rol oynarken, etkinlik sırasında karşılaşılan ani sorunlar, ekiplerin soğukkanlılıkla çözüm üretmesini zorunlu kılar. Zamanın dar olduğu bu durumlarda, hızlı düşünme ve ekip içi iletişimde büyük önem taşır.
Sevgili dostlar, etkinlk sektörü ekosisteminin bir parçası olan herkesin belirli standartlara da sahip olması gerekir. Bunu sektörde iş yapan tüm ajanslar, teknik firmalar ve sektörün diğer bileşenlerini oluşturan herkes bilir. Bu konuların en başında "İletişim ve İşbirliği Yeteneği" gelir.
Etkinlik sektörü, ekip çalışmasına dayalı bir sektördür. Etkinliklerin farklı aşamalarında yer alan ekiplerin birbiriyle uyum içinde çalışması, iletişim yeteneği yüksek çalışanlar gerektirir. Etkinliklerde görev alacak herkesin, hem ekip arkadaşları hem de hizmet sağladığı kişilere açık, etkili ve pozitif bir iletişim kurabilmesi bu nedenle büyük önem taşır. Bu konuda net ve profesyonel bir iletişim tarzının benimsenmesi, geri bildirimlere açık olmak ve yapıcı bir tutum sergilemek ile ekip içi uyumu destekleyen iş birliği yaklaşımına sahip olmak büyük önem taşır.
Etkinlik sektörünün bir diğer önemli konu başlığı ise "Kriz Yönetimi ve Çözüm Odaklılık" olduğunu vurgulamak isterim. Sektörde planlamaya ne kadar önem verilirse verilsin, her zaman beklenmedik sorunlarla karşılaşma ihtimali yüksek bir alandır. Teknik sorunlar, hava koşulları ya da son dakika değişiklikleri gibi durumlar, çalışanların hızlı karar verme ve sorun çözme becerilerini sınar. Kriz anında soğukkanlı kalabilmek ve pratik çözümler üretebilmek, proaktif bir yaklaşım benimseyerek olası sorunları önceden öngörebilmek ile esnek ve yaratıcı düşünme yeteneği geliştirmek etkinlik sektöründe görev alması gereken herkesin sahip olması gerekli özellikler arasındadır.
Etkinliklerin en önemli konularının başında gelen başlıklardan bir diğeri ise en azından teknik operasyon sağlayan firmalar için belirtmeliyim ki "Teknik Bilgi ve Beceri" gelmektedir. Etkinlik sektörü, teknolojik gelişmelere son derece açık bir sektördür. Teknik ekipmanlar ve alanda sıklıkla kullandığımız etkinlik ekipmanlarının etkin kullanımı, sektörde çalışanlardan beklenen temel yetkinlikler arasında yer alır. Sahne ekipmanlarının temel işleyişini bilmek ve sürekli öğrenme motivasyonuna sahip olarak teknolojik gelişmeleri takip etmek olmazsa olmazlar arasındadır.
Sevgili dostlar bir etkinlikte "Zaman Yönetimi ve Organizasyonel Yenek" yukarıda belirttiğim konular kadar hayati önem taşımaktadır. Hepimizin bildiği gibi tüm etkinlikler belirli bir zaman çizelgesine göre planlanır ve bu çizelgenin dışına çıkılması, büyük aksaklıklara yol açabilir. Etkinlik çalışanlarının zamanı verimli kullanabilmesi ve her süreci plana uygun şekilde yürütebilmesi, sektörün olmazsa olmaz standartlarında yer alırken, çoklu görevleri öncelik sırasına göre yönetme becerisi, etkinlikleri zamanında teslim etme ve planlama alışkanlığı ile dakiklik ve disiplin konusunda ki hassasiyetler büyük önem taşır.
Hepimizin bildiği gibi etkinlik sektörü, müşteri memnuniyetinin merkeze alındığı bir alandır. Etkinliğin her aşamasında hizmet sağladığımız müşterilerimizin ihtiyaçlarını anlamak ve beklentilerini aşan bir hizmet sunmak, sahada görev alan herkesin profesyonellik düzeyini belirler. Bu konuda müşteri taleplerine hızlı ve çözüm odaklı yaklaşım sergilemek, güler yüzlü ve pozitif bir hizmet anlayışına sahip olmak, şikayet yönetiminde empati ve profesyonellik konuları son derece önemli başlıklar arasında bulunur.
Etkinlik sektörü, uzun çalışma saatleri ve yüksek tempolu bir iş ortamı gerektirdiğinden dolayı, saha görevlilerinin bu tempoya ayak uydurabilecek fiziksel dayanıklılığa ve esnekliğe sahip olması önemlidir. Özellikle teknik kurulumlar, etkinlik etkinlik lojistiği ve alanın son şekline sahip olması konularında bu özellikler hayati hale gelirken, bu konuda sağlık ve güvenlik önlemlerine dikkat ederek çalışmak, uzun saatler boyunca enerjik kalabilmek ve fiziksel zorluklarla başa çıkacak bir dayanıklılık sergilemek hepimizin bildiği gibi etkinlik sektörü çalışanlarının tamamını ilgilendiren konular arasındadır.
Sevgili dostlar, günümüz etkinlik sektöründe, sürdürülebilirlik ve çevre bilinci giderek daha önemli bir yer tutuyor. Sektör temsilcilerinin çevreye duyarlı uygulamaları benimsemesi ve bu bilinci sahaya yansıtması, sektörde fark yaratan bir standart haline gelmek üzere diyebilirim. Atık yönetimine dikkat etmek ve çevre dostu malzemeler kullanılması son derece önemli olan konuların başında gelirken, enerji tasarrufuna yönelik uygulamaları desteklemek ve çevresel etkileri en aza indirme konusunda bilinçli hareket etmek sadece etkinlik sektörünün değil, etkinliklere katılan her bir bireyinde güncel yaşamında ele alması gereken konular arasında yer almalıdır diye düşünüyorum.
Kıymetli okuyucularımız ve sevgili dostlar, etkinlik sektörü, sadece yaratıcı fikirlerle değil, aynı zamanda bu fikirleri hayata geçiren profesyonellerin kalitesiyle ayakta duran büyük bir ekosistemdir. Sektörde görev alan herkesin yukarıda sıraladığım standartlara sahip olması, hem firmalar ve hem de hizmet sağladığımız kişiler açısından güvenilir bir yapı oluşturur. Bu standartları benimseyen bizler, yalnızca işini başarıyla yapmış olmakla kalmayız. Aynı zamanda sektöre değer katar ve gelecekteki etkinliklerin daha kaliteli ve profesyonel bir şekilde gerçekleşmesine de katkı sağlamış oluruz.
Kıymetli dostlar yazımı okuduğunuz için teşekkür eder, çok keyifli etkinliklerde birarada olmayı dilerim. Sevgilerimle.
Umut Kaya
Boss Event Marketing
